安徽大学江淮学院 本科毕业论文
题 目: 企业物流管理信息系统研究 学生姓名: 邵壮 学号: JM104008 系 别:计算机科学与电子技术 专业:信息管理与信息系统 入学时间: 2010 年 09 月
导师姓名: 黄婷婷 职称/学位: 副教授 导师所在单位: 安徽农业大学 完成时间: 2014 年 04 月
企业物流管理信息系统研究
摘要
21世纪是物流发展的黄金年代,作为企业的第三利润泉,物流已成为企业争夺的重要领域。一个管理思想先进、符合企业习惯、模式规范、贴合环境、事务处理机制有效的物流管理信息系统是企业信息化水平的体现,是企业发展的基础,是企业争夺市场、获取利润的武器。本文通过研究当下企业物流管理信息系统的功能模块,结合案例分析企业在实施物流管理信息系统中出现的问题,利用所学信息系统和管理学知识,提出解决对策。
关键词:物流管理;信息系统;系统模块
I
The research of enterprise logistics management
information system
Abstract
21st century is a golden age in the development of logistics. As an enterprise’s third profit fountain, logistics has become an important field of enterprise completion. An advanced management thinking , conforms to the enterprise habit, model specifications ,laminating environment, transaction processing mechanism effective logistics management information system is the embodiment of the enterprise informatization level, is the foundation of enterprise development, is the weapon of enterprise fight for market, obtain profits. Based on the research of the enterprise logistics management information system function module, combined with case analysis in the problems arising from the implementation information system, the use of information systems and management knowledge, puts forward the countermeasures.
Keywords:logistics management;information system;system modules
II
目 录
1 引言 ................................................................................................ 1 2 库存管理子系统 ................................................................................ 1 2.1 库存数据库 ................................................................................... 1 2.1.1 库存数据库存在的问题 ............................................................... 1 2.1.2 库存数据库优化措施 ................................................................... 2 2.2 管理者 .......................................................................................... 2 2.3 使用习惯 ...................................................................................... 2 2.3.1 传统纸质载体的依赖 ................................................................... 2 2.3.2 有效利用库存管理信息系统 ......................................................... 3 3 采购管理子系统 ................................................................................ 3 3.1 供应商管理 ................................................................................... 3 3.2 价格及供货信息管理 ...................................................................... 3 3.3 订单管理 ...................................................................................... 4 4 销售管理子系统 ................................................................................ 4 4.1 客户档案管理 ................................................................................ 4 4.2 统计销售业绩 ................................................................................ 5 5 运输管理子系统和财务管理子系统 ...................................................... 5 6 案例研究-兰州黄河佳酿啤酒公司 ...................................................... 6 6.1 物料出入库业务流程 ...................................................................... 6 6.2 库存数据库下的物料明细表 .......................................................... 10 7 总结 .............................................................................................. 11 主要参考文献 ...................................................................................... 13 致谢 ................................................................................................... 14
III
1 引言
有人说,新世纪谁掌握了通路,他就掌握了世界。20世纪,随着信息技术的迅速发展,信息水平的提高,信息化的进程开始大幅推进。如今,企业为了盈利发展,相继总结出了成熟的物流管理机制。通过规范企业的管理模式,开发并使用企业物流管理信息系统帮助企业获得市场,物流管理信息系统充分体现了先进的企业物流管理思想,对于减少成本,发展市场优势,扩大企业收益,提高核心竞争力有着重要的作用。
影响企业发展的因素有很多,如内在因素、市场环境、导向等等。管理者思想、人员素质、企业资产、科技实力、行业竞争、不可抗力等,或成为企业发展的推力,或成为企业前进的阻力。现如今,企业越来越依赖于信息系统进行管理,优秀的物流管理信息系统能够提高物流管理的效率,程序化的流程帮助企业规范事务处理机制,集成的数据库保证了信息的统一。企业内部的信息交流不再依赖于传统的纸质载体,缩短了信息流传达的时间,时间即金钱,意味着减少了成本。先进的物流管理信息系统(如:ERP物流管理信息系统)能够帮助企业维护供应链上的物流关系。现在的市场竞争越来越趋于供应链的竞争,为使得供应链保持顽强的生命力,稳固市场地位,就必须利用系统进行供应链的有效管理。
发展至今,企业越来越重视对供应链的管理,管理系统也愈发完善,然而市场的变化是永恒的,随着时间的推移,企业的物流管理信息系统开始出现漏洞。物流管理系统可细分为库存管理子系统,销售管理子系统,采购管理子系统,财务管理子系统,运输管理子系统等。各系统或因使用年代过早,已跟不上市场变化;或因系统和企业无法完美契合;或因系统本身存在的隐患暴露而产生问题,为了企业的发展,这些问题都亟需解决。 2 库存管理子系统
库存管理子系统主要用于库存管理,以入库、出库、查询为主要应用类型建立相应的事务处理,让货物库存数量控制在最佳状态[1]。
库存管理子系统问题主要出现在库存数据库上;其次,管理者对于系统不够重视,员工没有统筹概念,不能如管理者一般全面考虑问题;再其次,很多企业在登记账目时习惯于先记录于纸质载体,不利于信息的及时回馈以便其他系统做出合理反应。 2.1 库存数据库
2.1.1 库存数据库存在的问题
库存数据库主要记录库存物料明细、出入库账目、任务单等信息,早期的库存数据库结构复杂,条理不规范,有很多漏洞。
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部分企业在建立物料明细记录表时考虑并不细致,物料明细表只包括物料名称、编号、规格型号、是否废弃,有的还包括了产品价格、储存环境要求,企业系统在检索时往往能够查找到的信息有限,或内容过于繁杂不简洁,这是因为在当时的环境下,企业建立库存数据库时没有考虑到需要更多的物料信息内容,在后续的运行中,发现原本设计的物料明细无法满足查询的多样性,在原有数据库基础上加入新的内容,但因基本形式不可改变,就造成了数据结构复杂,分布分散,冗余过大,检索缓慢。 2.1.2 库存数据库优化措施
其一,备份数据库数据,完全弃用旧数据库,直接上行新的数据库,此方法需要时间即数据库开发生命周期,且需要投入资产;
其二,在原有的数据库下建立按照检索需求建立更细化的二级甚至三级数据库,将信息内容改为纵向分类,以逐级查找代替全部检索;
其三,类似于第一点,再建立一个库存数据库,使用两个数据库并行,此方法不利于大型企业模块间的信息交流,需要管理者协调。 2.2 管理者
管理者的态度对于物流管理信息系统地使用有着重要作用。国内很多企业都存在一个弊病,就是管理者认为物流管理信息系统不属于自身的管理范畴,久而久之,因为管理者的疏忽,企业内部开始不协调。同时,管理者自身的信息素养十分重要,一个懂得怎样使用库存管理系统的管理者胜过三个库存管理员,完全的权力下放和糊乱出主意都会为企业带来损失。
优秀的库存管理信息系统需要管理者的指导维护,那么就需要管理者具备以下素质:
第一,拥有很高的信息素养,管理者的信息技术能力不重要,但要知道员工在做什么;
第二,摆正态度,开发信息系统不仅仅是技术人员的任务,使用系统也不只是员工的事;
第三,对于员工报出的系统问题,要及时找到技术部门解决,错误的输入必然导致错误的输出,处理周期越长,漏洞越大。 2.3 使用习惯
2.3.1 传统纸质载体的依赖
部分小型企业在处理事务时还保守地倾向于先记录在纸上在转存数据库中,小型企业通常没有特别规范的管理模式,因为其相对较少的事务,这种方式并非不可行,但信息技术发展至今,随着全社会信息素养的提高,这种习惯过于落后,不利于与其他企业间的合作。同时,到事务结束后系统审核发现问
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题,时间间隔太久,可能问题已经产生无法挽回。小型企业如要寻求发展,就要从根本上改变自己的习惯。 2.3.2 有效利用库存管理信息系统
企业首先要拥有合格的物流管理信息系统,优秀的系统能够为企业提供更多的帮助。其次在事务发生时,一手交换单据,一手将信息输入系统中,让系统完成审核工作,方便其他模块完成后续工作。再者,要定期的进行系统维护工作,对于查出的漏洞要及时修正。最后,从根本上改变企业的物流管理习惯,提高企业在市场中的信息素养评价。 3 采购管理子系统
采购管理子系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理[1]。
采购管理子系统是依赖于生产管理子系统,配合库存管理子系统和财务管理子系统完成工作的系统。企业库存管理的目标是实现零库存,优秀的采购管理子系统能有效协调生产和库存,在满足生产的条件下,极大地缩小物料的库存占用。因为采购涉及到生产,所以是企业管理的重点,当下的采购管理子系统已具有为企业处理各项采购事务的能力,但企业为了获取更大的利润,对系统的要求总是越来越多的。那么,为解决这一问题,需要做出一些功能上的改变。
3.1 供应商管理
采购管理子系统管理对象是企业和供应商,有效地供应商管理可以极大地提高采购的效率。物料入库后需要进行物料品质的检验,质检人员通过打开物料的包装对物料着个进行检验,只有品质合格的物料才能入库,而物料入库需要重新打包,这时就出现了问题。重新打包需要包装材料,需要时间,即需要人力物力的消耗,会增加企业的成本,如何减少这一消耗是企业需要解决的问题。
企业通过自身对物料的了解可以向供应商提出合理的打包要求,而不是由供应商自行选择打包方式。现实中出现过供应商打包不合理造成运输中物料损坏的案例,通过规范打包模式,质检人员能够知道怎样拆包不会损坏包装进行物料再打包,以达到持续利用。企业也可以自行制作包裹材料,交于供应商,使得同类物料可以循环使用此包裹,极大地减小企业成本。 3.2 价格及供货信息管理
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企业的采购管理子系统可以及时的获取供应商提供的物料价格变动明细,部分企业为了贪图一时的便宜,不考虑生产的需要大量采购,造成库存积压,如果市场导向再发生改变,积压的待生产物料就会变成呆滞品,造成亏损。
企业需要合理的分析自身的生产需求和市场,节省成本本省也是一种盈利。采购管理系统应该在采购申请提出时,将库存和生产中的物料数量进行统计,分析采购申请的合理性。如果超过承受范围应提示溢出,由采购人员向管理者提交申请,管理者通过各部门汇总的信息进行合理分析,如若可行,利用管理者权限生成采购订单。 3.3 订单管理
我国部分企业的订单管理存在漏洞,对于长期生产某一商品的公司,其物料需求品目,周期,数量都是固定的,就不需要每次都由生产子系统提出需要再由采购子系统申请生成订单。可以向供应商下达长期订单,每到一个周期,供应商根据长期订单内容配送物料,既方便供应商管理,又减小了采购管理子系统的负担,同时也能够节省时间和工作人员的精力。 4 销售管理子系统
销售管理子系统是管理客户档案、销售线索、销售活动、业务报告、统计销售业绩的先进工具,适合企业销售部门办公和管理使用,协助销售经理和销售人员快速管理客户、销售和业务的重要数据[1]。
客户是企业唯一的收益来源,一个优秀的销售管理子系统能帮助企业发现客户、适应客户、留住客户,形成长期稳定的客户关系。我国许多企业销售管理更多地依赖于销售人员的工作,而把销售管理子系统作为附加的工具,这种观点是错误的。完善的销售管理系统能够自行为客户提供销售信息,如价格变动、产品革新、服务条例等等,销售管理系统应该是完全面向客户的,而部分企业的销售管理系统只面向自身,所以,需要改进的问题有很多。 4.1 客户档案管理
客户档案资料应该算企业的A级秘密资料,而很多企业对这方面一直不是很重视。有的随意出售客户资料的情况时而有之,这本身是一种违法行为,同时资料进行多方转手总会落到竞争对手手中,就等于企业把自己的客户暴露给对手,企业就有失去客户的危险。还有的企业客户档案长期不改变,或者因为一些错误地输入导致同一个客户拥有多种不同的档案,企业也没有对此进行管理,错给企业一种客户很多的假象。针对这些问题,企业在管理客户档案时应该注意以下问题:
第一,选择素质高的档案管理员,防止客户资料的泄露; 第二,定期清查客户资料,及时维护,发现错误要及时改正;
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第三,要积极发展客户关系,对客户提出的建议要及时做出反映,让客户觉得自己收到了重视,使客户增加对企业的好感也是一种邮箱的管理途径;
第四,对于长期不发生事物关系的客户,要么进行客户交流修复关系,要么及时丢弃,不要首鼠两端。 4.2 统计销售业绩
销售管理子系统的一个重要功能就是能够合理的统计销售业绩,销售人员最关心的就是自己完成的业绩,高业绩代表高收入,而要达到公平公正的业绩标准就需要系统来规范。企业物流管理信息系统拥有统一的数据库,数据分类汇总后可以有效地制定一套考核指标,根据指标进行分析评估,考察业绩[1]。而部分企业对于业绩考核并没有一套完整的规范,尤其是有些小企业,完全依赖于老板的喜好,这对于企业的发展是不利的。
针对这一现状,就需要系统做出业绩考核规范,实现大统一,小分歧。因为销售会受到很多因素影响,如果完全统一,受到环境因素影响的销售员会觉得不是自身的原因,而且付出了努力却没有获得相应的回报,这会大大降低他们的积极性,违背了管理的激励机制。只要处处体现公平,就能获得员工的青睐。
5 运输管理子系统和财务管理子系统
运输管理由企业、供应商、客户共同完成,主要是用于规范物料运输,是和库存直接发生关系的模块。合理有效地运输能够帮助企业减少大量费用和时间,而有的企业运输管理系统有很大的漏洞。
有的企业在全国只有一个配送站点,客户从订货到收货要经历很长的时间,这种规范是不合理的。像一些大型企业,如京东,在全国设有多个物流配送网络,网络下又覆盖了多个配送站点,能够很快的响应客户的需求,而不是让客户长时间等待。企业应该在发展客户关系的同时,根据地域客户数量增加站点,如果一个合肥的客户看中一家企业,可是他的站点在广州,客户很可能就会选疑选择南京或者上海的企业,这样就白白造成了客户流失。
财务管理子系统涉及到企业发生现金流的各个部分,和企业的各模块系统都有联系,是属于跨服比较广的系统模块,数据十分庞大。企业最可能存在的问题就是登记账错误,这需要财务人员的工作能力和系统的检查能力相互配合,系统需要提供检验程序,分析数据是否合理,发现问题时能及时向其他子系统发送信息,完成财务事务处理。
我国的物流管理信息系统发展已相对纯熟,除了上述问题,必然还存在其他缺陷,下面就兰州黄河嘉酿啤酒公司在前几年实施的基于ERP的物流管理信息系统案例进行分析。
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6 案例研究-兰州黄河佳酿啤酒公司
兰州黄河嘉酿公司于2007年5月完成了业务流程重组,采取了几项改变措施。其一,对公司的管理结构做了改变,进行集成管理,收管了所有二级库房,不再进行耗费资源的二级库房管理业务,并将物资部与设备部严格按物料分区,避免了两个途径均可领用物料的情况,统一管理[7]。其二,收回所有二级采购权限,设备有专设部门采购,原材料和辅件由物资部门采购[7]。其三,设备的管理与固定资产形成连接[7]。其四,通过ERP建立质检体系,物料到库后可以在清单中找到需要质检的物料,质检规格和要求也可在其中调取,并且质检的结果也将录入数据库中,方便以后领导的查询和归档[7]。经过这一改变,兰州黄河嘉亮啤酒公司确立了其基于ERP的六个管理模块:物资管理、采购管理、人力资源管理、财务管理、质量管理、销售管理,并终于在企业落实ERP信息系统上前进了一大步。物料出入库是库存管理的重要部分,下面将重点研究其流程。
6.1 物料出入库业务流程
物料出入库是物流过程的一个重要环节,它关系到供应商关系和库存、生产关系,兰州黄河嘉酿啤酒公司的入库和出库流程是当时比较流行的模式。 出库: 物资 否 是 图1,物料出库业务流程图
质检报告单 质检人员 登记库存帐 采购入库账 采购到货单 车间、仓库保管员、财务联单 是否检验 采购订单 采购员 仓库保管员 供应商 采购订单 6
入库: 领料信息 车间人员 仓库保管员 生产领料单 车间、仓库保管员、财务联单 车间人员 仓库保管员 专职人员 登记库存帐 登记存货帐
图2,物料入库业务流程表
图1,2分别是兰州黄河嘉酿啤酒公司啤酒公司物料入库和出库业务流程图,在图1中,采购员通过向供应商下单,供应商根据单据运输物资到库,经由仓库保管员和质检人员检查入库,生成质检报告单,最后登记入库账,变成库存物料。这是一条典型的供货商和企业之间的供应链关系,从企业的角度看,流程简洁明朗,物资入库顺序清晰,对比以前的二级库管理极大地节省了资源,运转更加协调。不足之处是缺少反馈,比如给供应商提供一份质检报告单。而在供应商进行物资运输之前,应该进行物料打包方式的讨论,我们知道物料到库后要进行拆装检验,再次进行打包入库,往往拆包后包装无法再利用,企业就需要购买包装材料进行再打包,造成了库存成本的增加。同时,企业没有制定对于失格物资的处理情况,是退回供应商还是进行残次品的利用并没有作出相关的规定。那么如果以此为依据改变,企业应该如此制作流程(如图3)。
出差异余额 7
入库(改):
是 图3,物料入库业务流程图(改)
企业和供应商经常进行交流有利于维护双方长期稳定的合作关系,企业对供应商的供应业务进行回复,一方面体现了企业对供应商的关注,有利于激励供应商的热情,另一方面可以帮助供应商发现自己的优势和问题,从而使供应商也能得到发展。
失格品登记信息 收纳入库 残次品利用 退回供应商 登记入库单 是否合格 质检报告单 质检人员 车间、仓库保管员、财务联单 采购到货单 仓库保管员 打包信息单 采购订单 采购员 供应商 采购订单 是 否 是否质检 否 采购入库单 8
当生产物料需要补充时,要进行物料出库,生产部门提供领料信息,仓库保管员根据领料单上的内容向车间人员下达物资出库的信息,然后由车间人员负责将物料准备齐全,有专职人员拖拉,运至生产车间,并将出库五老信息记入数据库,该流程极大地方便了生产部门和库存部门的交流,减少了错运漏运的情况发生,同时也加快了物资调用的速率,但是流程图中并没有出现对突发状况的应急措施,比如物资调用时物料未入库,调用物料储量不足或库存中物料折损等,针对这一可能发生情况,可作如下修改(如图4)。 出库(改): 车间人员 仓库保管员 领料信息 生产领料单 无聊折损单、物料不足单 车间人员 物料检查 库存、仓库保管员、财务联单 库存损坏信息 专职人员 出差异余额 登记存货账 仓库保管员 登记库存账 物料补充单 采购人员 待采购物料信息 图4,物料出库业务流程图(改)
物料在存放时有时会因自然因素和人为因素而造成损失,企业需要对物料损失的原因进行分析以杜绝此情况发生。同时对于因为生产技术的改进或因为供其原因生产部门加班加点作业二导致的物料订购单下达速率不及,库存管理员要及时向采购部门反映,向供应商下达采购订单,保证生产的连续。
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6.2 库存数据库下的物料明细表
兰州黄河嘉酿啤酒公司库存子系统按物料的属性进行分类,将物料分成四级,将物料分为四级,进行编码,长度为12位,明细级的属性相同,按此规则形成分类和编码体系,详细操作与处理在实施过程中实行,实施过程中提供导入摸版(Excal格式)方便物料的直接导入,并在项目规划下,安排合理的岗位负责平时物料明细目录的维护[7]。以备品配件为例(表1):
是否废弃 物料编号 助记码 物料名称 规格型号 否 050101010001 T型同步带 3*50*16 否 050101010002 调压阀 QAR4000 否 050101010003 减速机 TCJ130BB7----0.75KV 否 050101010004 气缸 QGB-63*25MPA 否 050101010005 气缸 QGB-63*50MPA 否 050101010006 轴 否 050101010007 抓瓶头
否 050101010008 抓手螺钉 ZT-2 否 050101010009 抓手内套 BPZ01-07 否 050101010010 气缸密封圈 QGB-63*100 否 050101010011 气缸 QGB-63*100MpA
(表1,物料明细目录)
这份明细是物料明细表中的第四级明细目录,其中包含了物料的基本信息包括物料名称,代码,编号以及是否为废弃品。图表(见:表1)中名称相同的物料位置并不连续,这样检索时往往要把明细从头到尾检索一遍,产生大量冗余,耗费太长时间,如果将名称相同的物料着个排列,可以看到名称相同的物料(如:气缸)其规格是统一模式的,编入语言时按照字符决定循环终止的位置,可以减少计算,节省时间。
同时可以发现,明细单中并没有对物料的入库时间、库存类型、用途等进行说明,很多制造商都有过物料囤积太久造成物资损失的情况,也有储存不当造成损毁的,作为食品生产企业这方面需要更加注意。下面列举几种特殊类型的库存物料。 ①呆滞品
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因为市场的变换库存中难免会出现呆滞品,所谓呆滞品就是仓库中积压的物品,它们没有任何的生产效用,却占据着仓库的空间。通过库存管理信息系统可以查出仓库中占据时间较长的物料,相对于早期的纸质管理,数据调用更加简便直观,最主要是不会有错漏。同时整个供应链的成员都可以在权限下了解到库存中呆制品的情况,尽快将其处理。特别是用于生产的原材料,因为该企业是食品生产公司,储存方式和变质的时间都有其特点,需要特殊注明来避免。
②高资金占用类物料
在库存物料中,经常会有一类物品,以极小的数量占用大量库存资金。这种物料因本身价值过大而具有较高的优先级,持续的囤积会造成库存成本的大幅增长,所以应该尽快的投入生产使用。供应链中的成员通过信息的获取,可以掌握这些内容,配合生产销售。这类产品可能是本身价值比较高,也可能是需要特殊的存储方式。 ③季节性商品
对于季节性物料存储,通过对过往几年的数据分析,在需求大的月份,需大量采购;而在消量小的月份,应减少积压。类似于黄河嘉酿这样的啤酒生产企业,一年四季的销量均不相同,夏季销量好,动机销量差,因此就需要企业在入夏前开始大量采购原料,加大生产力度,以保证在炎夏来临之际将产品大量投入市场。
所以基于对库存信息的分析,结合市场变化,很可能为企业带来新的发展方向,实现市场预测。比如,近几年中某种材料的制品销量在稳步提高,并且其本身的可塑性表明其有着不错的市场空间,管理者通过对于其相关物料的成本分析,及技术人员研发的可行性分析,在市场中取代旧商品占据市场,电子产品,数字产品多具有此特性。这些都是数据本身的价值,而如何利用,如何控制,管理者的影响是巨大的。 7 总结
本文通过案例介绍了基于ERP的物流管理信息系特的管理理念和体系,并总结了一些企业在实施中可能会出现的问题,而这些问题的处理对策也是因企业而异,通过研究这两个企业的系统实施,得出以下几点结论: ①ERP物流管理信息系统作为一个具有先进的物流管理思想的系统集成体,具有其独特的效用,企业不仅要使得系统贴合自身,也要尽量使得供应链上每一个个体能够达到使用的要求,这是一个一荣俱荣一损俱损的时代,只有共同发展才能获得利益;
②要充分考虑到系统信息共享,只有信息流畅,才能极大地提高工作效率;
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③系统要具有企业特点,如果生产销售是躯体,管理信息系统就是血液,要能够完美的渗透到企业的每一寸肌肤,才能带领着企业蓬勃发展。
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主要参考文献:
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致谢
首先要感谢黄老师在这段时间给予我的悉心指导,帮助我理清思路,修改措辞,让我能够一步步德完善论文。同时也要感谢帮我下载文献的小组同学,通过阅读文献,了解了很多只是,你们给与了我很大的帮助。值此论文完成之际,心中不免有一些感慨,既有离开学校的喜悦也有和同学师长分别的不舍,再次感谢你们,带给了我一个充实愉快的大学生活。
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