档案管理有关制度

档案管理有关制度

档案管理是公司人力资源管理的重要组成部分，档案要齐全，这样有利于掌握员工的信息，有利于企业有效利用人力资源。档案管理主要包括档案的建立、查询、投递与接受等工作。 （一） 档案管理的目的

1、 保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密是企业机密的

一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

2、 维护人事档案材料的完善，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

3、 便于档案材料的使用。保管和利用是紧密联系的，科学有序的保管是高效利用档案材料

的前提和保证。

（二） 人事档案保管制度的基本内容

建立建全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 1、 材料归档制度

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其材料的具体位置；再次，在目录上补登名称及相关内容最后将新材料放入档案。 2、 检查核对制度

检查和核对是保证人事档案的完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无真知霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保存的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其它存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后； 对些档案发生疑问之后如不能确定某份材料是否丢失； 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 3、 转递制度

转递制度是关于档案的转移和投递制度。档案的转递一般是由工作台调动等原因引起的，转递的大致程序如下：

（1） 取出应转走的档案； （2） 在档案底账上注销；

（3） 填写转递人事档案的通知单；

（4） 转发文要求包装、密封。在转递中要遵守保密的原则，一般通过机要交通转递，不

能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

4、 保卫保密制度 具体要求如下：

（1） 对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐全必要的存档设备。 （2） 库房备有必要的防火、防潮器材。

（3） 库房档案柜保持清洁，不存放无关物品。

（4） 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 （5） 无关人员不得进入库房，严禁吸烟。 （6） 离开时关灯、关窗、锁门。 5、 统计制度

人事档案统计的内容主要有以下几项： （1） 人事档案的数量。

（2） （3） （4） （5） （6） （7） 人事档案材料的收集补充情况。 档案的整理情况。 档案的保管情况。 利用情况。 库房设备情况。

人事档案工作人员情况。