第８期 苏利英：论查新检索委托单的填写对查新检索质量的影响 托人的项目委托时，项目查新委托人能否充分地提供 如： “癫痫病发作期和发作期间心脏自主神经功能紊 这些资料，将直接影响到查新员对项目的了解和掌握 程度。虽然每位查新员都拥有丰富的专业知识。但相 乱及其对心脏损害的基础与临床研究”。此标题过长． 不知道它的主要研究创新点在哪里。标题一般不要起 对于数量多、专业领域复杂且有较大深度的查新课题 而言却是相当有限的。譬如，在判断委托人提供的检 索词是否适当，是否以个人的习惯用法还是通用的术 语、俗名、学名等较为困难，这样就会影响到检索词 和检索式。因为不懂专业知识，在对检索结果进行比 对分析时，需要找到创新之处比较困难，因此，查新 委托人能够提供比较全面、正确的项目背景资料，将 会帮助查新人员在最短的时间内理解查新委托的核心 内容，直接影响到查新报告的完成速度和质量［３］。 ２．２能否指定合适的项目联系人 合适的项目联系人也是影响查新质量的一个重要 因素。只有熟悉整个项目情况的项目负责人或主要参 与者才能对项目有较全面、深刻的了解，才能向查新 员如实、全面反馈项目涉及的项目背景、研究内容、 技术方案、工艺流程、技术路线及关键技术问题等信 息。项目联系人填写的项目委托单的质量好坏，直接 影响到查新报告的查准率和查全率，以及出具报告的 速度。实际上有些企业项目委托人自己不来申请，随 随便便请人代劳，而代理人对课题了解不全面，又因 为资料不全，概念模糊易产生疑问。当查新员遇到问 题询问时也没有办法解释．这样对查新质量影响十分 不利，查新员必须进行返复检验和调整。因此，为了 避免这类问题的发生，委托人在填写查新委托单时， 一定要向查新机构留下具体的项目研究联系人单位、 电话、传真、地址、邮政编码、ＱＱ或Ｅ—ｍａｉｌ地址，一 旦有问题．查新员可以直接与合适的项目联系人联系， 这样利于查新工作的深人开展。 ２．３查新项目名称填写是否完整和准确直接影响查 新工作的质量 查新项目名称的填写是一个非常重要的工作，完 整、准确的查新项目名称填写影响查新工作的质量。 查新的名称必须与其所报研究项目的名称一致，查新 人员不能要求委托人任意变动。首先课题的标题能够 反映课题的性质。也能看出课题的深度和广度。一般 情况下．国内查新只需要填写中文，如果是国内外查 新则要写上英文标题。标题在查新工作中显得十分重 要。千万不能偏离主题．也不能隐藏主题。回顾多年 来笔者收到的委托单可以看出。拟定标题时存在以下 几个方面的问题： （１）标题过大，如：“ＸＸ市慢性 前列腺炎的中西医结合治疗”，这个标题范围广，不利 于找查新点，且创新性大打折扣。 （２）标题过长， 过２５个字，不然宜用附加标题的形式表达。 （３）标 题过短，表达不清晰，如： “吐温一８０”（代指聚山 梨醇脂一８０），此标题过短不能表达研究方向，而主要 技术要点里是研究此药的不良反应。 （４）文不对题， 如： “葛根主要活性物质代谢与抗脑缺血作用的相关 性研究”，此题实质研究探讨的是葛根素，而并非活性 物质。 ２．４技术要点和查新点的填写准确与否影响查新工 作的质量 技术要点和查新点的填写是最重要的部分．应准 确、简洁、明了。在以往的查新项目委托单里这往往 是经常出问题的地方，从而影响查新工作的质量。技 术要点一般要求用３００～５００字的内容表达，并且需要 简明扼要，用词准确；查新点则是说明关键性的新技 术、新工艺、新材料、新方法等，一般只写１～３点， 讲明研究什么，揭示了什么．说明“新”在哪里。切 忌模糊或扩大检索范围，不能用广告语和形容词。如， “率先”、“结构独特”、“国际领先”、“国内首创”、 “具有推广应用价值”、 “取得了巨大的社会效益”、 “显著成绩”等等。有些客户对查新课题的关键性技术 有所保留，担心自己的技术泄密，尤其是委托方（客 户）提供的相关专利文献，因为专利文献既是技术性 文献。也是法律性文献，更是查新报告结论的重要支 撑。如果委托方对该项目需要保密，一般建议委托人 亲自出马或派人来查新中心（站）递交查新委托书和 相关资料，不可通过邮件，传真的形式。 ２．５能否提供适当的检索关键词影响查新检索工作 质量 关键词是查新员进行项目查新检索时的主要依据。 因此关键词填写准确与否影响查新检索工作质量。关 键词的填写。一般提供５～８个关键词，可以是主题词、 同义词、近义词、通用词、缩写词、学名、俗称等， 也可是分类号．专利号，化学药品登记号等。有些项 目委托人随便填写关键词或者自造词，对关键词把握 不清，选择词汇太多或者太少．未能反映核心内容或 者词间的联系不密切。所以容易造成查新员的漏检， 延长查新时间或者直接影响到查新报告的质量。关键 词应当是从本课题专业文献常用词中提取。关键词一 定要覆盖课题的查新点。填写关键词对查新员选择检 索词至关重要，使用不同的检索词，得出的结果就不 相同。如检索“二化螟的综合控制”方面的文献，若 １１６ 农业图书情报学刊：工作研究 第２５卷 仅从题目选择“二化螟”， “综合控制”作为关键词是 很不够的，应该对课题作更深入细致的主题概念分析， 选择一些与主题内容关系密切的词语一起作为关键词。 如控制二化螟危害的具体方法，包括“物理控制”、 “生物控制”、 “化学控制”，这样就能更充分地揭示课 题的基本内容，大大提高了查获的文献。 ２．６提供参考文献是否与申报查新项目研究课题密 切相关影响查新工作质量 参考文献是研究者在项目研究时的前期基础，是 与项目密切相关的文献资料．研究者如果要有创新必 须是站在前人研究的基础上在研究方法、研究材料、 研究工艺、研究技术流程等方面有所突破，因此判断 项目的新颖性其参考文献是一个非常重要的依据。用 户在填写委托单时，一般要列出五至八篇与课题密切 相关的国内外文献标题、作者、刊名、年、卷、期及 页码。在不同程度上为查新检索提供帮助 。而有的客 户为应付查新员而随意附上参考文献，而且有些文献 是与研究课题毫不相干的，这样不仅会干扰查新员的 检索思路，而且会延长检索时间；还有的情况是因为 参考文献与申请课题过于密切，怕查新员发现而故意 不填表写上，这样会增加查新工作的难度。 ３如何提高查新检索工作质量的对策思考 随着科学技术的迅速发展．国家科技部在１９９０年 初将科技查新工作正式纳入到各级科研管理程序。明 确规定： “凡是申报课题立项、成果鉴定、申请奖励、 成果转让等都必须有相应级别的情报查新部门出具查 新报告”。查新员肩负着国家赋予的重要使命。要在查 新工作中认真负责．客观对待，真正起到把关作用是 查新员的责任和义务。诚然，在实际操作中，查新员 将受到多方面因素的干扰，如委托方对查新工作的不 了解，不重视，不配合；图书馆内信息资源的不足， 查新员本身专业知识的欠缺，项目委托单填写不规范 全面等等都将会影响到查新检索工作的质量。上面就 委托单填写对查新工作质量的影响因素进行了剖析， 如何在新的形势下采取有效的服务方法。提高查新员 的业务素质，促进查新员和用户的有效沟通。使网络 资源和馆内文献资料利用率最大化．使用户填写查新 委托单规范、正确，提高查新检索工作质量是值得每 一位图书馆人深思的重要课题。据笔者近几年的观察， 就如何提高查新检索工作质量问题提几点参考建议。 ３．１提高查新人员队伍素质 英国学者哈里森说： “即使世界上第一流的图书 馆，如果没有能够充分发掘馆藏优势。讲究时效和训 练有素的工作人员，也难以提供有效的服务 ’。科技 查新工作是一项信息深加工工作，体现出查新员的创 造力．查新员的素质高低将直接影响到查新报告质量。 因此，查新员队伍建设是关键，在人员配置上，应当 选择业务能力强，主动学习新思想、新技术、新的检 索方法和技巧，不断总结积累工作经验，能与同行进 行交流技术，从各方面提高自身素质的馆员［６１。最理想 的是能参加国家、各部门组织的专业培训与考试考核， 同时引进具有既有图书情报专业知识背景，又有不同 专业背景的高学历、高职称人才参加查新员队伍；对 现有人才．有培养潜力的要送到相关高等院校进行培 训进修，提高查新人员的业务水平。 ３．２提供先进的设施和设备 “巧妇难为无米之炊”。提供先进的设施、设备是 做好查新报告的基础。查新服务是建立在信息检索的 准确、全面、系统的基础上的，因此计算机和网络等 信息基础设施和各具特色的馆藏资源是非常重要的。 ３＿３重视电子资源建设 惠州学院图书馆自２００９成立了“广东省科技情报 研究所科技查新惠州代理中心”以来，每年有２００件 以上的查新委托．图书馆逐步增加购买电子出版物的 资金外。还要根据各系、部的重点学科建设发展需要， 加快馆藏资源的数字化进程，在现有的科技成果数据 库基础上。建立定期补充、定期更新制度，搜集、整 理、加工重点学科的信息资源，建立一批具有本馆特 色的数据库．为校内外提供专业信息共享平台，为查 新服务工作提供专业信息资源服务打下基础。 ３．４建立用户沟通平台来培训用户填写查新检索单 知识 随着科学技术的迅速发展，知识信息日新月异， 加强对课题的理解和掌握，防止一知半解，在努力使 查新员与专业背景靠拢的同时，注意加强与用户的有 效沟通工作．建立用户沟通平台。对用户培训填写查 新检索单知识。 （１）准确提练检索词和技术要点。要 求直接参与课题研究的用户来协助查新工作，只有了 解课题背景的人才能提出准确的查新点和检索词。 （２）加强与用户的有效沟通和交流，利用电话、电子 邮箱、短信、ＱＱ对话工具及微博等用户交流平台，向 他们了解相关的背景资料、相关知识，要求用户认真 阅读报告初稿，并评价检索结果。 （３）让用户认识和 了解查新的工作流程，更好地配合好查新工作。 （４） 对常报查新项目较多用户进行集中培训，填写查新项 目委托单的知识。同时进行各方面信息交流。如２０１２ 年６月惠州学院图书馆组织惠州市的企事业单位主要 第８期 苏利英：论查新检索委托单的填写对查新检索质量的影响 １１７ 用户，如惠州市第三人民医院、惠州市农校、惠州市 农业技术推广中心、惠东县伦信农业有限公司、ＴＣＬ、 德赛集团等单位的专业技术骨干召开座谈会，请广东 省情报研究所的技术人员对用户进行填写查新单的知 识培训，取得了一定的效果。 （５）填写报告完成后， 查新报告初稿必须让用户过目认可．才能出具正式报 告。 ４结语 提高查新检索质量，要尽可能避免查新检索中出 现的问题。数据库的选择、网络系统的稳定、网上委 托平台的优化以及查新员的专业素质等方面也会影响 到查新检索质量。因此，查新员更要注重自身专业知 识的训练和专业素质的更新与提高．增强服务意识。 提高工作技能阴。总之，随着科技、社会的不断进步， 科技查新工作必将面对更多的新问题，查新员必须在 工作中不断规范工作流程，注意总结与学习，忠诚履 行时代赋予我们的崇高的社会责任，以满足社会不断 变化的需求。同时，笔者提醒委托人，要认真对待委 托单的规范填写，积极支持配合查新员顺利完成查新 检索，从而提高科研项目的中标率和获奖率。 参考文献： ［１】《科技查新教程》编写组．科技查新教程【Ｍ】．北京：机械工业出版社， ２ｏ０１． ［２】谢新洲，李永进．科技查新与创新评估【Ｍ】．北京：北京科学技术出版 社．２００８：２０９． ［３］３胡美群．医学查新检索咨询委托单填表与探索ｍ．图书馆研究与工 作（社会科学版），２００６，（６）：４３—４４． ［４】张晶．提高科技查新质量的实践与认识 ．盐城工学院学报（社会科 学版），２００３，１６（４）：３６—３８． ［５】张金铃，黄长，陈如好．深化科技查新工作，扩展社会化服务ｆＪ１．图书馆 论坛，２０１ １，３１（５）：１２２－１２４，１３７． ［６】王慧．新时期对图书馆耷新人员的素质要求［Ｊ］．科技情报开发与经 济，２００５，（１０）：６—７． 【７】张岚，张柏秋，于非．科技查新检索质量优化策略研究［Ｊ］．情报科学， ２０１ １，２９（６）：８５２－８５５．
