课程教案
课题： 第3章 表的创建与管理（2） 实验2 Access表（2） 第3周第1-4节 授课时间 课时： 2+2 教学目标：掌握如何定义Access表之间的关联；掌握Access表的修改、编辑与操作；掌握Access表中数据的导入与导出。 授课类型 理论课 教学要点：定义表之间的关联；表的修改、编辑与操作；表中数据的导入与导出。 教学重点：定义Access表之间的关联、Access表的修改、编辑与操作 教学难点：理解和定义Access表之间的关联。 教学手段与方法：讲解法，操作演示法 教学过程： 3.2.4 建立表之间的关联 1．建立表的关联 在创建表之间的关联时，先在至少一个表中定义一个主键，然后使该表的主键与另一表的对应列（一般为外键）相关联。主键所在的表称为主表，外键所在的表称为相关表（子表），两个表的联系就是通过主键和外键实现的。在创建表之间的关联之前，应关闭所有需要定义关联的表。 例3-12 创建“教学管理”数据库中表之间的关联。 图3-26 建立表之间的关联 2．编辑表的关联 在定义了关联以后，有时还需要重新编辑已有的关联，其操作步骤是： （1）在数据库窗口中，选择“工具”→“关系”命令，或单击工具栏上的“关系”命令按钮，这时屏幕上显示“关系”对话框。 （2）如果要编辑修改已建立的两个表之间的关联，可以选择“关系”→“编辑关系”命令，或双击两个表之间的连线，或右击连线，在弹出的快捷菜单中（如图3-27所示）选择“编辑关系”命令，这时出现“编辑关系”对话框，在该对话框中，重新选择复选框，然后单击“创建”按钮。如果要删除已建立的两个表之间的关联，可以在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。 如果要添加表，可以选择“关系”→“显示表”命令，或单击工具栏上的“显示表”命令按钮，这时屏幕上出现“显示表”对话框，从中选择并添加表。如果要清除“关系”窗口，单击主窗口工具栏上的“清除版面”按钮，然后单击“是”按钮。 图3-27 编辑或删除表关联的菜单 3．子数据表 3.3 表的编辑 3.3.1 打开和关闭表 在对表进行各种操作之前，要打开相应的表，完成操作后，要关闭表。 1．打开表 1
在Access中，可以在数据表视图中打开表，也可以在设计视图中打开表。 在数据表视图中打开表的操作步骤是：在数据库窗口中，单击“表”对象，再选择要打开表的名称，然后单击主窗口的“打开”按钮，或直接双击要打开表的名称，或右击要打开表的名称，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令。此时，Access在数据库视图中打开所需的表。 在数据表视图下打开表以后，可以在该表中输入、修改和删除数据，还可以添加、删除和修改字段。 如果要修改字段的数据类型或属性，应当在设计视图中打开表。方法是：使用主窗口工具栏上的“视图”按钮切换到设计视图，或在数据库窗口中，单击“表”对象，再选择要打开表的名称，然后单击数据库窗口的“设计”按钮，或右击要打开表的名称，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令。此时，Access直接在设计视图中打开所需的表。 2．关闭表 表的操作结束后，应该将其关闭。无论表是处于设计视图状态，还是处于数据表视图状态，单击主窗口的“文件”→“关闭”命令或单击视图窗口的“关闭”按钮都可以将打开的表关闭。 在关闭表时，如果曾对表的结构或内容进行过修改，会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改，单击“是”按钮保存所做的修改，单击“否”按钮放弃所做的修改，单击“取消”按钮则取消关闭表的操作。 3.3.2 修改表的结构 Access数据库允许通过设计视图对表的结构进行修改，修改表的结构主要包括修改字段、添加字段、移动字段和删除字段等操作。对表结构的修改，会影响与之相关的查询、窗体和报表等其他对象，因此一定要慎重，提前备份。 1．修改字段 修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明和字段属性等。在数据表视图中，只能修改字段名，如果要改变其数据类型或定义字段的属性，需要切换到设计视图进行操作。具体方法是：用表设计视图打开需要修改字段的表，如果要修改字段名称，则在该字段的“字段名称”列中，单击鼠标左键，然后修改字段名称；如果要修改字段数据类型，则单击该字段“数据类型”列右侧向下箭头，然后从打开的下拉列表中选择需要的数据类型。如果要修改字段属性，则选中该字段，再在字段属性区进行修改。 2．添加字段 添加字段有两种方法： （1）用表设计视图打开需要添加字段的表，然后将光标移动到要插入新字段的位置，选择“插入”→“行”命令，或单击主窗口工具栏上的“插入行”命令按钮，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“插入行”命令，则在当前字段的上面插入一个空行，在空行中依次输入字段名称、字段数据类型等。 （2）用数据表视图打开需要添加字段的表，在某一列标题上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“插入列”命令，或选中某一列，然后选择“插入”→“列”命令，则在当前列的左侧插入一个空列，再双击新列中的字段名“字段1”，为该列输入唯一的名称。 3．移动字段 移动字段同样可以在设计视图或数据表视图中进行。 （1）用表设计视图打开需要移动字段的表，选中需要移动的字段行，再次单击并按住鼠标左键不放，拖动鼠标即可将该字段移到新的位置。 （2）用数据表视图打开需要移动字段的表，选中需要移动的字段列，再次单击并按住鼠标左键不放，拖动鼠标即可移动该字段列。 4．删除字段 与添加字段操作相似，删除字段也有两种方法： （1）用表设计视图打开需要删除字段的表，然后将光标移到要删除的字段行上。如果要选择一组连 2
续的字段，可将鼠标指针拖过所选字段的字段选定器。如果要选择一组不连续的字段，可先选中要删除的某一个字段的字段选定器，然后按下Ctrl键不放，再单击每一个要删除字段的字段选定器，最后选择“编辑”→“删除行”菜单命令，或单击鼠标右键，再弹出的快捷菜单中单击“删除行”命令。 （2）用数据表视图打开需要删除字段的表，选中要删除的字段列，然后单击鼠标右键，再弹出的快捷菜单中单击“删除列”命令。 3.3.3 修改表中的内容 修改表中的内容是一项经常性的操作，主要包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据等操作。 1．定位记录 要修改表中数据，选择所需记录是首要操作。常用的定位记录方法有两种：一是使用记录号定位，二是使用全屏幕编辑的快捷键定位。 根据记录号定位所需记录，可以使用数据表视图窗口下端的“记录定位器”，如图3-30所示。例如，要将指针定位到“学生”表中第7条记录上，可以使用数据表视图打开“学生”表，然后双击“记录定位器”中的当前记录号框，在该框中输入“7”并按Enter键，这时光标将定位在第7条记录上。还可以使用“记录定位器”中的其他按钮实现快速记录定位。 使用全屏幕编辑的快捷键也可以快速定位记录或字段，其操作方法与一般全屏幕操作方法类似。快捷键及其定位功能如表3-6所示。 表3-6 快捷键及其定位功能 2．查找与替换表中的数据 前面巳经介绍了定位记录操作，实际上，查找数据的操作也是一种记录定位的方法，它能将光标快速地移到查找到的数据位置，从而可以对找到的数据进行编辑修改。 例3-13 查找“学生”表中“性别”为“男”的学生记录。 在指定查找内容时，如果希望在只知道部分内容的情况下对表中数据进行查找，或按照特定的要求查找记录，可以使用通配符作为其他字符的占位符。在“查找和替换”对话框中，可以使用如表3-7所示的通配符。 在对表进行修改时，如果多处相同的数据要作相同的修改，就可以使用 Access的替换功能，自动将查找到的数据更新为新数据。 例3-14 将“学生”表中“籍贯”字段值“湖南”改为“湖南省”。 3．添加记录 添加新记录时，使用数据表视图打开要编辑的表，可以将光标直接移动到表的最后一行，直接输入要添加的数据；也可以单击“记录定位器”上的添加新记录按钮，或单击主窗口工具栏上的“新记录”按钮，或执行“记录”→“数据项”命令，待光标移到表的最后一行后输入要添加的数据。 4．删除记录 删除记录时，使用数据表视图打开要编辑的表，单击要删除记录的记录选定器，然后单击工具栏上的“删除记录”按钮，在弹出的“删除记录”提示框中，单击“是”按钮。 在数据表中，还可以一次删除多条相邻的记录。如果要一次删除多条相邻的记录，则在选择记录时，先单击第一条记录的选定器，然后拖动鼠标经过要删除的每条记录，最后单击工具栏上的“删除记录”按钮。 注意，删除操作是不可恢复的操作，在删除记录前要确认该记录是否要删除。 5．修改数据 在输入或编辑数据时，可以使用复制和粘贴操作将某字段中的数据复制到另一个字段中。操作步骤 3
如下： （1）使用数据表视图打开要修改数据的表。 （2）选中要复制的数据，单击主窗口工具栏上的“复制”按钮，或单击“编辑”→“复制”菜单命令。 （3）选定要复制的目标位置，单击工具栏上的“粘贴”按钮，或单击“编辑”→“粘贴”命令。 3.3.4 调整表的外观 1．调整行高与列宽 调整行高有两种方法：鼠标和菜单命令。 使用鼠标调整行高的操作方法是：使用数据表视图打开要调整的表，然后将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键不放，拖动鼠标上、下移动，调整到所需高度后，松开鼠标左键。改变行高后，整个表的行高都得到了调整。 使用菜单命令调整行显示高度的操作方法是：使用数据表视图打开要调整的表，单击“数据表”中任一单元格，然后单击“格式”→“行高”命令，并在打开的“行高”对话框中输入所需的行高值，单击“确定”按钮。 与调整行高的操作一样，调整列宽也有两种方法，即鼠标和菜单命令。 2．改变字段显示次序 在默认情况下，表中字段的显示次序与创建表时的输入顺序相同。但是，在使用数据表视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示次序。 使用此方法，可以移动任何单独的字段或者所选的多个字段。移动数据表视图中的字段，不会改变表设计视图中字段的排列顺序，而只是改变在数据表视图中字段的显示顺序。 3．隐藏与显示列 为了便于查看表中的主要数据，可以在数据表视图中将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。 如果希望将隐藏的列重新显示出来，可以在数据表视图打开“学生”表，单击“格式”→“取消隐藏列”命令，打开“撤消隐藏列”对活框，在对话框的“列”列表中选中要显示列的复选框，单击“关闭”按钮。 4．冻结列 当表的字段较多时，在数据表视图中，有些字段值水平滚动后无法看到，这就影响了数据的查看。此时可以利用Access提供的冻结列功能，冻结某字段列或某几个字段列后，无论怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左侧。 5．设置数据表格式 在数据表视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。如果需要，可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作步骤是：用数据表视图打开要设置格式的表，单击“格式”→“单元格”命令，打开“设置数据表格式”对话框。在该对话框中，可以根据需要选择所需的项目，设置完成后单击“确定”按钮。 6．改变字体 为了使表中数据的显示更加美观、醒目，可以改变数据表中数据的字体、字形和字号。具体操作歩骤是：用数据表视图打开表，单击“格式”→“字体”命令，打开“字体”对话框，在其中完成设置后单击“确定”按钮。 3.4.1 将表中的记录排序 1．排序的规则 排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。排序时可按升序，也可按降序。排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下： 4
（1）对于文本型字段，英文字母按A到Z的顺序从小到大，且同一字母的大、小写视为相同；中文按拼音字母的顺序排列，靠后的为大；文本中出现的其他字符（如数字字符）按照ASCII码值的大小进行比较排列。西文字符比中文要小。 （2）对于数字型、货币型字段，按数值的大小排序。 （3）对于日期/时间型字段，按日期的先后顺序排序，靠后的日期为大。例如#2011-3-15#比#2010-3-15#要大。 （4）数据类型为备注、超链接或OLE对象的字段不能排序。 （5）按升序排列字段时，如果字段的值为空值，则将包含空值的记录排列在最前面。 3.4 表的操作 2．简单排序 简单排序是指按一个字段或多个相邻字段的记录排序，这种排序可以在数据表视图中进行，操作简单。 按多个字段进行排序时，首先根据第一个字段按照指定的顺序进行排序，当第一个字段具有相同值时，再按照第二个字段进行排序，依次类推，直到按全部指定的字段排好序为止。使用数据表视图实现多个字段的简单排序，要求这些字段必须是相邻的，而且每个字段都必须按同一种次序排序（升序或降序）。 3．高级排序 使用数据表视图按两个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同一种次序排序，而且这些字段必须相邻，如果希望两个字段按不同的次序排序，或者按两个不相邻的字段排序，就必须使用“筛选”窗口来实现排序。 例3-15 在“学生”表中先按“性别”升序排列，再按“出生日期”降序排列。 4．取消排序 若要取消对记录的排序，则选择“记录”→“取消筛选/排序”命令，也可以将鼠标指向记录内容后单击鼠标右键，然后从打开的快捷菜单中选择“取消筛选/排序”命令。 3.4.2 对表中的记录进行筛选 Access提供了“按选定内容筛选”、“内容排除筛选”、“按窗体筛选”、“按选定目标筛选”以及“高级筛选”等多种方法。 1．按选定内容筛选 “按选定内容筛选”是一种简单的筛选方法，它首先要在表中找到一个在筛选产生的记录中必须包含的值，然后将当前位置的内容作为条件进行筛选。 2．内容排除筛选 “内容排除筛选”是将当前位置的内容的相反值作为条件进行筛选。例如，在“学生”表中筛选出不是来自“江苏”的学生记录，操作歩骤与“按选定内容筛选”类似。 3．按窗体筛选 “按窗体筛选”是在“按窗体筛选”对话框中指定条件，然后进行筛选。打开“按窗体筛选”对话框时，Access将表变成一个记录，并且每个字段是一个下拉列表，用户可以从每个下拉列表中选取一个值作为筛选的内容。 例3-16 将“学生”表中获奖学金的男生记录筛选出来。 4．按筛选目标筛选 “按筛选目标筛选”是一种较灵活的方法，根据在“筛选目标”框中输入的筛选条件进行筛选。 5．高级筛选 前面介绍的4种筛选方法虽操作简单，但筛选条件单一，难以完成较复杂的筛选任务。在实际应用中，常常需要挑选出符合多重条件的记录，这时使用“高级筛选”将很容易实现。 例3-17 在“学生”表中筛选出不是19年出生的男生的记录，且将记录按“出生日期”降序排列。 5
6．取消筛选 在完成筛选之后，若需要将该筛选取消，以便看到整个表的内容，则选择“记录”→“取消筛选/排序”命令，也可以将鼠标指向记录内容后单击鼠标右键，然后从打开的快捷菜单中选择“取消筛选/排序”命令。 3.5.1 外部数据源的导入 将外部数据源的数据添加到Access 2003数据库中，有两种处理方法：从外部数据源导入数据、从外部数据源链接数据。 1．从外部数据源导入数据 由于导入外部数据类型不同，导入的操作步骤也会有所不同，但基本步骤是类似的。Excel电子表格软件是Misrosoft Office软件包的组件之一，它有着方便的表格计算和数据处理功能。在Access数据库和Excel电子表格之间相互导入和导出是非常常见的，因为它们具有各自的特点和优势。下面以Excel文件为例，说明导入外部数据的操作过程。 例3-18 Excel文件“专业.xls”的内容如图3-40所示，将“专业.xls”导入“教学管理”数据库中，生成“专业”表。 3.5 数据的导入与导出 2．从外部数据源链接数据 从外部数据源链接数据的操作与导入数据操作非常相似，操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）执行“文件”→“获取外部数据”→“链接表”菜单命令，或在数据库窗口的空白处右击，在快捷菜单中选择“链接表”命令，在打开的“链接”对话框中选择需要链接的文件，接下来的操作在“链接数据表向导”的引导下完成，最后就会在当前数据库中建立一个与外部数据链接的表。若想取消链接的表，只需在数据库窗口中将该链接表删除。 3.5.2 表中数据的导出 将Access数据库中的数据导出到其他格式的文件中，其操作方法有： （1）在数据库窗口选择要导出的表，按右键并在快捷菜单中选择“导出”命令，再在弹出的对话框中选择文件的类型、存储位置和文件名，最后单击“导出”按钮。 （2）在数据库窗口选择要导出的表，在主窗口选择“文件”→“导出”菜单命令，在弹出的对话框中选择文件的类型、存储位置和文件名，最后单击“导出”按钮。 Access 2000以上的版本新增了在Access和Excel之间的直接相互复制/粘贴的功能，为软件之间的数据交换提供了更加方便的手段。 思考题、讨论题及其他形式的作业： 理论教材p.88一、8—10，二、5-8，三、4—5 实验教材： p.6-7二、4—7。 参考资料（含参考书、文献、网址等）： 1、Access数据库基础与应用，刘卫国，北邮 2、Access数据库基础与应用实验指导，刘卫国，北邮 板书设计： 演示文稿：第3章 表的创建与管理.ppt（内容略） 课后记载与教学反思：
6
7
